La importancia de esta función en las empresas es cada vez mayor, y ahora también cuenta con cursos de formación dedicados y su propio aniversario, que cae en 2023 el 10 de mayo.

El Facility Manager es una figura cada vez más imprescindible en muchas organizaciones, ya que es la persona responsable de gestionar y optimizar el espacio y los recursos dentro de los edificios.

Esta función conlleva un amplio abanico de responsabilidades, como la planificación y ejecución de los trabajos de mantenimiento, la gestión de compras y contratos, la seguridad de los edificios y sus ocupantes, y también la gestión de las instalaciones y servicios de forma eficiente, segura y sostenible.

En WIB, a menudo interactuamos con el Facility Manager, que es cada vez más la persona encargada de evaluar la posibilidad de instalar una taquilla inteligente en la empresa, elegir su uso, configuración y todas las demás características que pueden personalizarse en función de las necesidades de la organización en la que trabaja.

Día Mundial del Facility Management

En los últimos años la importancia del Facility Management ha sido cada vez más reconocida, hasta el punto de que desde 2009 ha llegado a tener un día propio: el 10 de mayo de 2023 se celebra, de hecho, el Día Mundial del Facility Management, una efeméride dedicada precisamente a celebrar y reconocer el papel fundamental que esta figura desempeña en la gestión saludable, segura y productiva de edificios y entornos de trabajo.

La celebración del Día del Facility Management es, por tanto, una oportunidad más para concienciar sobre la importancia del Facility Management y para agradecer a los profesionales de esta figura su vital labor.

El día también ofrece la oportunidad de promover la innovación y el desarrollo de esta función, pero también de debatir las tendencias y retos actuales del sector, como la transición ecológica a la que se enfrentan las empresas o las nuevas formas de trabajar que tantas personas han experimentado debido a la reciente pandemia.

El papel del Facility Manager en la empresa

El día a día de alguien que desempeña esta función se compone de muchos compromisos: desde tratar con distintos tipos de proveedores hasta comprobar las necesidades del personal de la empresa, pasando por la planificación de inversiones o la gestión de emergencias, y mucho, mucho más.

El Facility Manager también tiene un papel clave en la promoción de la sostenibilidad medioambiental de los edificios y espacios de trabajo: adoptando prácticas de gestión energética sostenible, utilizando materiales respetuosos con el medio ambiente y reduciendo el impacto medioambiental de los entornos cotidianos, sus decisiones pueden marcar realmente la diferencia.

Las personas que ocupan este puesto se encargan de evaluar las ventajas de introducir nuevas tecnologías como la detección y la automatización del IoT (Internet de las cosas) para mejorar la eficiencia energética de los edificios, pero también para optimizar el uso de los recursos y automatizar diversos procesos.

Las taquillas inteligentes utilizadas como casilleros, por ejemplo, permiten a los empleados de una empresa recibir paquetes y pedidos en línea directamente en su lugar de trabajo sin necesidad de personal dedicado a gestionar los flujos de entrada o salida: las personas pueden utilizar la taquilla de forma independiente, todos los días y en cualquier momento, directamente con su smartphone o su tarjeta de identificación de la empresa.

Sin embargo, hay otra transición, estrechamente vinculada a la económica, que un facility manager puede apoyar con sus elecciones: la transición a nuevos modos de trabajo, como el trabajo híbrido, el trabajo ágil, el teletrabajo o el coworking.

Estas modalidades requieren una mayor flexibilidad y adaptabilidad de los espacios de trabajo, y el Facility Manager puede aportar soluciones técnicas y logísticas para apoyar estos nuevos requisitos: las taquillas inteligentes para el uso de Food Locker, por ejemplo, permiten a las personas reservar su comida desde la app y recibirla cómodamente en la taquilla -que la mantiene a la temperatura adecuada- para que puedan recogerla y almorzar a las horas que les resulten más cómodas, haciendo la experiencia más flexible y agradable.

El crecimiento de las políticas de trabajo flexible que permiten a los empleados alternar la presencia en la oficina con otros lugares de trabajo, como el hogar o espacios alternativos, plantea nuevos retos a los gestores de instalaciones, que, por un lado, tienen la posibilidad de optimizar los espacios para estos nuevos escenarios, incluso reduciéndolos, y, por otro, deben garantizar la mejor experiencia de trabajo posible incluso en caso de picos de asistencia.

Mesas sin asignar, espacios abiertos que pueden reconfigurarse fácilmente mediante el uso de tabiques móviles y pantallas acústicas, cabinas de reuniones y espacios de colaboración son algunos de los recursos disponibles para gestionar esta complejidad: si lo pensamos bien, un espacio de trabajo moderno tiene un aspecto radicalmente distinto al de hace tan sólo unas décadas.

Los espacios cambian, pero también los procesos, como en el caso del uso de taquillas inteligentes para la gestión de activos, que permiten a los empleados intercambiar de forma segura dispositivos tecnológicos o documentos (por ejemplo, si el departamento informático necesita entregar un dispositivo o recoger uno para su reparación) con la tranquilidad de poder acceder siempre al seguimiento de las interacciones con la taquilla y con la flexibilidad de poder entregar y recoger lo que se necesita en cualquier momento del día.

Facility managers y bienestar corporativo

Al tener una visión holística de la gestión de edificios y espacios de trabajo, el Facility Manager es también la persona que, a menudo en colaboración con los responsables de recursos humanos, es capaz de identificar las oportunidades de bienestar corporativo que ofrecen las tecnologías digitales y aplicarlas de la mejor manera posible para mejorar la calidad de vida de los empleados.

Entre las iniciativas de bienestar corporativo más populares se encuentran las taquillas inteligentes para los empleados -taquillas que permiten a las personas disponer de un espacio personal en el que guardar artículos que no necesitan estrictamente durante la jornada laboral-, pero también taquillas inteligentes refrigeradas que actúan como punto de entrega para proveedores externos de alimentos, como en el caso de la empresa Data4Group que eligió el servicio OP Joinfruit Fresh: frutas y verduras procedentes directamente del productor se entregan a los empleados en celdas refrigeradas.

Facility Manager, un papel cada vez más estratégico

La importancia estratégica del Facility Management es cada vez más reconocida por las empresas, que a lo largo de los años han incrementado la presencia de esta función en sus plantillas y han aumentado los recursos a disposición de quienes se dedican a estas actividades.

El mundo académico también ha captado esta necesidad, introduciendo en los últimos años másteres específicamente dedicados a esta figura profesional.

En efecto, la formación específica de los facility managers es esencial para poder gestionar los espacios y los recursos con eficacia y eficiencia, y para garantizar la seguridad y la sostenibilidad del entorno de trabajo. Además, los facility managers deben ser capaces de adaptarse a los cambios en la organización del entorno de trabajo y de integrar las nuevas tecnologías de forma rentable, respetando al mismo tiempo las numerosas normas que se aplican en estos frentes.

Celebrar el compromiso y reconocer la importancia de esta figura es importante, y por ello nos complace relanzar el aniversario del 10 de mayo, que se une a otros con más tradición, como el Día del Administrador de Sistemas, celebrado por primera vez el 28 de julio de 2000.

A todos los facility managers, ¡feliz día!