Las grandes corporaciones tienen muchos procesos, de diversa complejidad, que son necesarios para que toda la dinámica empresarial funcione correctamente. Cada vez más, las empresas buscan soluciones innovadoras y seguras para optimizar estos procesos con el objetivo de una mejor gestión del tiempo y de los activos.

Para facilitar el intercambio de materiales entre los empleados y gestionar la entrega inteligente de los activos y el correo de la empresa, en colaboración con nuestro socio Ricoh y su distribuidor Marka Service hemos instalado 3 taquillas inteligentes, 2 exteriores y 1 interior, en la sede de una gran multinacional siderúrgica italiana, equipadas con pantalla táctil y lector de códigos de barras/QR.

Los empleados pueden intercambiar objetos de diversa índole (documentos, activos de la empresa, etc.) a través de la taquilla: se autentifican ante el módulo de control escaneando su credencial y a través de la pantalla táctil realizan la solicitud de depósito del objeto deseado, seleccionando:

  1. la persona a la que va destinada la entrega
  2. el tamaño de la celda que desean utilizar (en función del tamaño del objeto a depositar)

El sistema envía una notificación al destinatario del objeto que contiene un código QR para su recogida que debe escanearse directamente en la taquilla; alternativamente, el destinatario puede recoger el objeto autenticándose con su tarjeta de identificación de la empresa.

En el caso de que el periodo de retención de un objeto en el Locker sea superior a un periodo predefinido, la empresa ha solicitado que la entrega de la mercancía sea realizada por un repartidor interno; en este caso el sistema notificará al destinatario que el objeto ha sido retirado del Locker y la nueva forma de entrega prevista.

Poco después de adoptar los Smart Lockers para la gestión de activos, la empresa realizó una encuesta entre sus empleados, obteniendo comentarios muy positivos, por ejemplo: «el servicio es rápido y siempre está disponible y no tenemos que perder tiempo con los operarios buscando la mercancía» o «las indicaciones son claras y sencillas, lo que nos permite entregar o recoger muy rápidamente«.

Los únicos comentarios negativos recibidos fueron que los destinatarios no se daban cuenta del artículo entregado, por lo que los desarrolladores de WIB se pusieron inmediatamente a crear una zona de texto libre que pudiera utilizarse en el momento del depósito, de modo que el contenido de la taquilla pudiera transmitirse directamente en el correo electrónico de recepción.

Dado el éxito de estas soluciones, la empresa nos pidió que instaláramos otras dos taquillas inteligentes (una con 87 celdas y otra con 143 celdas) para optimizar la gestión de las llaves de los coches y pisos de la empresa.

Con estas taquillas para llaves, la empresa se había fijado el objetivo de:

  • optimizar el espacio de almacenamiento reduciéndolo al máximo
  • optimizar los procesos clave de gestión reduciendo el uso de personal especializado
  • reducir los costes de gestión
  • disponer de informes detallados de las transacciones realizadas

La empresa solicitó informes mensuales de las transacciones, y gracias al tablero de control basado en la nube que proporciona el WIB, los informes son enviados automáticamente por el sistema a una dirección de correo electrónico especificada.

Todas las taquillas inteligentes instaladas son visibles y manejables desde la plataforma WIB, por lo que cada taquilla puede ser supervisada de manera oportuna y eficiente.

«Teníamos muy claro lo que se necesitaba en la empresa y cómo se podía desarrollar: las ineficiencias debidas a los pasos manuales afectan constantemente al trabajo de los empleados, especialmente en las grandes empresas. Lo único que faltaba era un socio que nos ayudara a mejorar, hacer más eficiente y automatizar muchos pasos innecesarios. Con WIB, Ricoh y Marka Service esto fue posible. Nos siguieron paso a paso en la evolución de este proyecto, incluyendo las diferentes etapas de implementación. El resultado de hoy es tan satisfactorio que seguiremos confiando en WIB para futuros proyectos, y ya estamos pensando en el siguiente nivel: una forma innovadora de distribuir DPI y uniformes en la empresa. Esperamos empezar muy pronto«, dice el Director Ejecutivo de Gestión de Sistemas Informáticos de la empresa.

Además, queremos agradecer el apoyo comercial y técnico sobre el terreno de Marka Service, cuyo director general, Marco Vivian, hace el siguiente comentario: «Trabajar con WIB ha sido realmente emocionante: no hay cliente más satisfecho que el que continúa una asociación comercial pidiendo anualmente nuevos suministros y tecnologías, integrados y altamente personalizados como los instalados por Marka Service y WIB«.