La realtà di grandi dimensioni sono caratterizzate da numerosi processi, più o meno complessi, necessari per far funzionare adeguatamente tutte le dinamiche aziendali; sempre di più le imprese cercano soluzioni innovative e sicure per poter ottimizzare questi processi nell’ottica di una gestione migliore del tempo e degli asset.

Per facilitare lo scambio di materiale tra i dipendenti e gestire le consegne intelligenti di asset aziendali e della posta, in collaborazione con il nostro partner Ricoh e il suo dealer Marka Service abbiamo installato presso la sede di una grande multinazionale italiana di impianti siderurgici 3 Smart Locker, 2 outdoor e 1 indoor, dotati di touchscreen e lettore codici QR/a barre.

I dipendenti possono scambiarsi oggetti di vario genere (documenti, asset aziendali, etc.) attraverso il Locker: si autenticano al modulo di controllo scansionando il badge e tramite touchscreen effettuano la richiesta di deposito dell’oggetto desiderato, selezionando:

1. la persona a cui è destinata la consegna
2. la dimensione della cella che desidera utilizzare (in base alla grandezza dell’oggetto da depositare)

Il sistema invia una notifica al destinatario dell’oggetto che contiene un codice QR per il ritiro da scansionare direttamente al Locker; in alternativa, il destinatario può ritirare l’oggetto autenticandosi con il proprio badge aziendale.

Nel caso in cui la giacenza di un oggetto nel Locker risulti superiore ad un periodo prestabilito (“retention period”), l’azienda ha richiesto che la consegna della merce venga realizzata da un fattorino interno; in questo caso il sistema notificherà al destinatario che l’oggetto è stato rimosso dal Locker e le nuove modalità di consegna previste.

Poco dopo l’adozione degli Smart Locker per l’asset management, l’azienda ha rilasciato una survey ai propri dipendenti, ottenendo dei riscontri estremamente positivi, ad esempio: “il servizio è veloce e sempre disponibile e non dobbiamo perdere tempo con gli operatori nella ricerca della merce” oppure “le indicazioni sono chiare e semplici, permettendoci di consegnare o ritirare molto rapidamente”.

Le uniche osservazioni negative raccolte riguardavano il non essere a conoscenza dell’oggetto consegnato da parte dei destinatari: gli sviluppatori WIB si sono quindi immediatamente adoperati per creare un’area di testo libero da poter utilizzare al momento del deposito, così da trasmettere direttamente nella mail di avvenuta ricezione il contenuto del locker.

Visto il successo di queste soluzioni, l’azienda ci ha chiesto l’installazione di 2 Smart Locker ulteriori (uno da 87 celle e uno da 143 celle) per la gestione ottimizzata delle chiavi di automobili aziendali e appartamenti.

Con questi Key Locker l’azienda si era posta l’obiettivo di:

• ottimizzare gli spazi di immagazzinamento riducendoli al massimo
• ottimizzare i processi di gestione delle chiavi diminuendo l’impiego di personale dedicato
• diminuire i costi relativi alla gestione
• poter disporre di report dettagliati delle transazioni avvenute

L’azienda ha infatti richiesto un report mensile delle transazioni avvenute: grazie alla dashboard in cloud fornita in dotazione da WIB, i report vengono inviati automaticamente dal sistema ad un indirizzo di posta elettronica indicato.

Tutti gli Smart Locker installati sono visibili e gestibili dalla piattaforma WIB, in modo da tenere sotto controllo ogni locker in modo puntuale ed efficiente.

“ Avevamo ben chiare le necessità in azienda e di come poterle sviluppare: le inefficienze dovute a passaggi manuali intaccano costantemente il lavoro dei dipendenti, soprattutto in grandi aziende. L’unico fattore che mancava era un partner al nostro fianco per poter migliorare, rendere più efficiente ed automatizzare numerosi passaggi inutili. Con WIB, Ricoh e Marka Service tutto questo è stato reso possibile. Ci hanno seguito passo a passo nell’evoluzione di questo progetto, prevedendo anche differenti step di realizzazione. Raggiunto il risultato odierno, che ci ha soddisfatto a tal punto da continuare ad affidarci a WIB anche per i progetti successivi, stiamo già pensando al prossimo livello: un modo innovativo per distribuire DPI e uniformi in azienda. Contiamo di partire molto presto!” dice il direttore esecutivo per la gestione dei sistemi IT dell’azienda.

Inoltre, ringraziamo il supporto commerciale e tecnico on field da parte di Marka Service, il cui CEO, Marco Vivian, rilascia il seguente commento: “Lavorare con WIB è stato davvero entusiasmante: non c’è cliente più soddisfatto di quello che porta avanti una collaborazione commerciale ordinando su base annuale nuove forniture e tecnologie, integrate e altamente customizzate come quelle installate da Marka Service e WIB”.